Ideenmanagement:
Prozesse
Recap: Was ist Ideenmanagement?
Auch wenn der Begriff Ideenmanagement auf den ersten Blick vertraut klingt, gibt es in der Praxis einige Tücken.
Definition: Ideenmanagement ist die Summe aller Tätigkeiten, Regeln und Entscheidungen, die Unternehmen bei der Verwaltung beliebiger Ideen ausführen.
Ideenmanagement umfasst sowohl Innovations-Ideen als auch internen Verbesserungs-Ideen. Moderne IDM-Ansätze verwalten diese und weitere Ideenarten in einem integrierten Ideenmanagement-Prozess.
Ideenarten im Ideenmanagement-Prozess
In der Praxis finden sich am häufigsten vier Ideenarten in Ideenmanagement-Prozessen.
- Inkrementelle Innovation: Richten sich auf die Verbesserung bestehender Produkte und Dienstleistungen. Sie kommen i. d. R. von den Kunden.
- Radikale Innovation: Große Vorhaben, wie das Eintreten in einen für das Unternehmen neuen Markt, werden – aus Sicht des Unternehmens – als radikale Innovationen bezeichnet. Daneben gibt es auch disruptive Innovationen, die neue Märkte erschaffen oder bestehende Geschäftsmodelle zerstören. Diese sind nicht Bestandteil dieser Betrachtung.
- Interner Verbesserungsvorschlag: Im Gegensatz zu Innovationen befassen sich interne Verbesserungsvorschläge mit der internen Leistungserstellung des Unternehmens.
- KVP-/Lean-Idee: Als prominenter Sonderfall von internen Verbesserungsideen richten sich KVP- bzw. Lean-Ideen speziell die produktionsnahen Prozesse des Unternehmens.
Um einen passenden Ideenmanagementprozess für seine Ideen zu erstellen, gilt es zunächst die Grundmodelle und Bausteine von Ideenmanagementprozessen zu verstehen.
Grundmodelle von Ideenmanagement Prozessen
Erfolgreiche Ideenmanagementprozesse sind Prozesse, die gelebt werden und bei den Stakeholdern Rückhalt haben. Es ist daher entscheidend, ein Grundmodell zu wählen, dass zur Unternehmenskultur passt.
Modell 1: Zentraler Ideenmanagement Prozess
- Prozessmodell: Bei dieser Art von IDM-Prozess geht jede Idee nach Einreichung zunächst zu einem zentralen IDM-Team, wo über das weitere Vorgehen zur Idee entschieden wird.
- Geeignet für: Unternehmen in denen das IDM-Team besonders gut vernetzt ist und über eine hohe Methoden- und Coaching-Kompetenz verfügt, sowie über ausreichende Personalkapazitäten.
Modell 2: Dezentraler Ideenmanagement Prozess
- Prozessmodell: Jede Einreichung geht zunächst bei der Führungskraft des Ideengebers ein. Diese entscheidet über das weitere Vorgehen.
- Geeignet für: Unternehmen in dem sie die Führungskräfte dem IDM-Prozess verpflichtet fühlen und sie auch eine hohe Motivation haben, Ideen lokal schnell umzusetzen.
In der Praxis finden sich auch sogenannte Mischmodelle, bei denen sowohl die Führungskraft als auch ein zentrales IDM-Team am Ideenmanagement-Prozess beteiligt sind.
Bausteine von Ideenmanagement Prozessen
Während die zuvor beschriebenen Modelle häufig mit kulturellen Aspekten des Unternehmens einhergehen, sind die eigentlichen Bausteine von Ideenmanagement-Prozessen auf die Arbeitsschritte fokussiert, die zur Abarbeitung einer Idee zu absolvieren sind. Anhand eines generischen Ideenmanagement-Prozesses lassen sich die sechs Bausteine von IDM-Prozessen erläutern:
1. Prozessname
Ideenmanagement findet an vielen Standorten und verschiedenen Ideenarten statt. Um nicht die Übersicht zu verlieren, sollte man dem IDM-Prozess zunächst einen Namen geben.
2. Prozess-Schritte
Als nächstes überlegt man, welche Tätigkeiten in dem vorliegenden IDM-Prozess notwendig sind, um das Ziel bzw. den Geschäftsauftrag der Abteilung, des Standorts etc. zu erreichen. Diese Tätigkeiten teilt man in sinnvolle Arbeitspakete auf, welche die Prozess-Schritte bilden.
3. Formulare
In jedem Prozessschritt müssen bestimmte Informationen festgehalten werden. Dies können Gutachten, Nutzenberechnungen, Dateien, Prognosen, Kommentare usw. sein. Zu diesem Zweck definiert man Formulare mittels denen diese Daten eingegeben werden.
4. Prozess-Übergänge
Um allen Beteiligten möglichst viel Arbeit abzunehmen, sollte ein Ideenmanagement-Prozess automatisch von einem Prozessschritt in den nächsten wechseln. Flexible Prozesse bieten Raum für Abweichungen, wenn bestimmte Ideen spezielle Abläufe benötigen.
5. Benachrichtigungen
Um die beteiligten Akteure über deren Aufgaben zu informieren, müssen Benachrichtigungen definiert werden, mit Inhalten, Empfängern, Erinnerungen und individuellen Seriendruckfeldern.
6. Rollen
Für jeden Prozess-Schritt sollte mindestens eine Rolle zugewiesen werden, in deren Verantwortung die Abarbeitung des Schrittes liegt.
Launch eines eigenen Ideenmanagement-Prozesses
-
Kollaboratives Prozess-Design: Besprechen Sie die Bausteine des Ideenmanagementprozesses in mehreren Workshops mit den Stakeholdern. Endprodukt dieses Schrittes ist nicht nur ein Ideenmanagementprozess, sondern auch das Commitment der Stakeholder, diesen Prozess mit zu tragen.
- Softlaunch: Starten Sie ohne große Kommunikation, um Ihren Prozess zunächst einzuüben und ggfs. nachzubessern.
- Go-Live: Nach erfolgter Softlaunch-Phase kommunizieren Sie den neuen Prozess intensiv an alle beteiligten Stakeholder. Stehen Sie für Rückfragen bereit.
TIPP: Micro-Management vermeiden: Achten Sie auch darauf, nicht in ein Prozess-Klein-Klein zu fallen und jedes Details selbst managen zu wollen. Hierbei hilft intelligente Ideenmanagement-Software, die den Ideenmanagern den Großteil der Arbeit abnimmt und alle Beteiligten automatisch durch den Prozess führt.
Nutzen Sie die State-of-the-Art IDM-Prozesse bei CrowdWorx
CrowdWorx bietet eingebaute Best-Practice Ideenmanagement-Prozesse, die den gesamten IDM-Prozess hochgradig automatisieren.
- Agile Prozesse: Die CrowdWorx Software unterstützt agile und flexible Workflows mit Raum für Abweichungen, wenn bestimmte Ideen spezielle Abläufe benötigen.
- Einfache Usability: Dynamische Formulare zeigen den Nutzern nur diejenigen Felder, die für ihn relevant sind, eingebaute Guides helfen dem Nutzer genau dort, wo eine Fragen entstehen.
- Automatisierung: Prozessübergänge, Rollenzuweisungen, Aufgabenverteilung und Fristüberwachung können vollständig automatisiert werden und so entlasten Ideenmanager.
- Integrierte Plattform: Betreiben Sie mehrere verschiedene Ideenmanagementprozesse, sei es für verschiedene Ideenarten oder für verschiedene Standorte, Geschäftseinheiten oder Länder. Mit CrowdWorx können alle Prozesse in einer integrierten Plattform betrieben werden.
